Surat penawaran biasa digunakan untuk menawarkan sebuah produk yang dimiliki, untuk diberikan ke berbagai perusahaan atau calon konsumen yang dituju. Hal ini berfungsi untuk media kerja sama bisnis antara distributor dengan konsumen. Namun, di dalam pembuatan surat ini terdapat beberapa hal yang perlu untuk diperhatikan, diantaranya sebagai berikut.
Melampirkan Nama Perusahaan Penawar
Salah satu hal terpenting yang ada di dalam surat penawaran yaitu dengan melampirkan nama perusahaan. Dengan disertakannya nama perusahaan serta profil singkat perusahaan yang dimiliki. Hal ini dapat memberikan keyakinan kepada calon konsumen Anda. Selain itu, hal ini juga dapat membuat konsumen mengetahui jenis perusahaan seperti apa yang Anda kelola.
Jumlah Kebutuhan Distributor
Menambahkan lampiran jumlah kebutuhan yang dimiliki distributor juga perlu untuk disertakan di dalam surat ini. Dengan dilampirkannya ketersediaan barang atau kesanggupan perusahaan dalam menyediakan barang. Hal ini dapat memberikan kemudahan kepada konsumen Anda, dalam mengetahui seberapa besar kemampuan distributor dalam melayani kebutuhan konsumen.
Menjelaskan Merek Produk
Poin penting yang perlu diperhatikan yaitu menjelaskan merek produk yang dimiliki. Hal ini sangat penting serta jangan sampai Anda melewatkannya. Tentunya konsumen akan mempertimbangkan produk apa saja yang ditawarkan kepadanya.
Seperti contoh apabila Anda mempunyai produk makanan. Maka Anda dapat melampirkan produk makanan apa saja yang dimiliki. Serta kualitas atau bahkan keunggulan yang dimiliki pada masing-masing produk juga dapat menjadi lampiran tambahan.
Melampirkan Harga Secara Rinci
Hal penting yang harus diperhatikan dalam membuat surat penawaran yaitu harga. Tentunya harga suatu produk menjadi hal utama yang diperhatikan oleh setiap konsumen untuk membeli barang.
Di dalam surat ini, wajib untuk Anda melampirkan harga produk secara rinci. Tentunya setiap konsumen yang ada, menginginkan harga yang paling terbaik dalam sebuah produk untuk bisa bekerja sama.
Metode dan Syarat Pembayaran
Memberikan segala bentuk ketentuan pada proses pembayaran juga sangat penting untuk diperhatikan. Hal ini dikarenakan, tidak semua konsumen mau melakukan pembayaran secara lunas di awal.
Oleh karena itu, Anda bisa memberikan beberapa pilihan seperti memberikan DP sebagai tanda jadi, pembayaran lunas ditempat atau bahkan melakukan pembayaran secara kontan.
Mutu Produk yang Ditawarkan
Dengan menunjukkan mutu dari produk yang ditawarkan kepada konsumen dapat memberikan berbagai manfaat. Salah satunya yaitu keyakinan konsumen dalam menilai produk yang ditawarkan mempunyai mutu yang baik.
Selain itu, memberikan jaminan kepada konsumen juga dapat dilakukan para distributor. Seperti jaminan barang kembali apabila terjadi kerusakan atau bahkan hingga produk tidak terjual dalam jangka waktu yang lama.
Berikut ini merupakan contoh bentuk surat untuk penawaran produk yang benar:
PT SEHAT SENTOSA
Jl. Imam Bonjol No. 56
JAKARTA BARAT
26 Juli 2021
Hal : Penawaran Produk
Lampiran : 1 lembar brosur AP/DG
Kepada
Manager PT Sukses Jaya
Jl. Ir. Soekarno No. 23
Kota Bandung
Dengan hormat,
Berdasarkan pengamatan yang telah kami lakukan, perusahaan Saudara mempunyai perkembangan yang sangat maju di dalam beberapa tahun terakhir. Dengan perkembangan tersebut tentu diperlukan beberapa peralatan kantor yang menunjang perusahaan.
Dalam kesempatan kali ini, perusahaan kami bersedia untuk memberikan penawaran produk peralatan kantor yang menjadi produk unggulan di perusahaan kami. Bersama ini dilampirkan 1 lembar brosur yang bisa dijadikan salah satu bahan pertimbangan.
Kami meyakini, apabila produk unggulan kami dapat membuat para pegawai perusahaan Saudara untuk bisa bekerja lebih efektif. Hal tersebut dapat membuat peningkatan yang lebih pada perusahaan.
Kami juga memberikan penawaran promo special berupa diskon sebesar 10% apabila Saudara membeli produk kami sebelum tanggal 23 Desember 2021. Garansi yang kami berikan yaitu selama 2 tahun pada setiap produk.
Besar harapan kami untuk bisa menerima pesanan dari perusahaan Saudara. Atas perhatian dan juga kerjasama perusahaan Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT Sehat Sentosa
Yafis Abdul
Marketing Manager
Itulah beberapa hal-hal penting yang perlu dicantumkan di dalam surat penawaran produk. Hal ini sangat penting untuk diperhatikan, bagi Anda yang sedang melakukan pengajuan penawaran produk ke sebuah perusahaan yang Anda incar.
